仕事を人に振るときのやり方
人に仕事(なんらかの作業)を振るとき、うまく仕事の内容をつたえられないと、仕事が完了しないなどのトラブルが起きる。
やり方にはだいたい以下のふたつの場合があると思う。
- ひとつめは完全に方法が決まっている単純な作業の場合
- もうひとつは具体的な仕事の方法は決まっていない場合
完全に方法が決まっている単純な作業の場合
完全に方法が決まっている場合は、その手順を相手にわかりやすく伝える必要がある。
作業をする場所、作業の順番、作業の量などを、自分からはわかりきっていることでも、相手にはわからないことを考慮しながらまとめる。
その作業自体が何を目的にしているかはこの場合は重要ではないが、一緒に伝えておけば作業者のモチベーションにつながる。
具体的な仕事の方法は決まっていない場合
仕事の方法が決まっていない場合でも、何かをするからにはそこに達成する目標がある。
だからまず、仕事を依頼するためには「現在の状態」と「達成するべき目標」を相手に伝える必要がある。このふたつがわからないと、どんなに優秀な人間でも仕事を達成することはできない。
「現在の状態」と「達成するべき目標」は、明確に相手に示す。
仕事の完了までの方法についても、方針がある場合は提示しておく。
どちらのやり方でも共通することとして、継続して依頼する相手の場合は、実際に仕事を依頼する前に前提知識として共有しておくと良い。
作業者からの質問には、迅速に、的確に答える。推測で作業を進められるとだいたい失敗する。
また、完了までの期限を決めて、期限内にできるかどうかを確認しておくと良い。